En créant votre entreprise, vous devez respecter un certain formalisme. Cela ne s’arrête pas à son immatriculation auprès du registre du commerce et des sociétés. En effet, il faut décider à l’avance quel sera son mode de fonctionnement. Ainsi, pour fluidifier l’organisation et exercer votre activité en toute légalité, il est nécessaire de tenir des registres. Certains sont obligatoires, en particulier pour les entités qui emploient un nombre déterminé de salariés. Découvrez dans cet article les registres obligatoires d’une entreprise.
Qu’est-ce qu’un registre obligatoire ?
Un registre obligatoire est un document que chaque entreprise doit tenir. Tous les statuts juridiques doivent en produire, même ceux qui bénéficient d’importants allègements, à l’instar de la micro entreprise. Il s’agit d’une forme particulière d’entreprise individuelle. Ses obligations se limitent essentiellement au livre des recettes et au registre des achats. Bien évidemment, les formes plus complexes doivent produire davantage de registres. Dans tous les cas, ceux-ci sont à mettre à la disposition de l’inspection du travail le jour du contrôle. Votre entreprise s’expose à des sanctions en cas de manquement.
Les registres obligatoires relatifs au personnel
Imposés par le droit du travail, les livres relatifs au personnel constituent les principaux registres obligatoires en entreprise :
Le registre unique du personnel
La création d’une entreprise est finalisée avec son immatriculation au registre du commerce et des sociétés. En principe, l’étape qui suit celle-ci consiste à recruter des salariés. En parallèle à cette action, vous devez établir le registre unique du personnel. Il va falloir le remplir à chaque fois qu’un nouveau collaborateur intègre l’entreprise. Ainsi, ce document contient la liste de toutes les personnes accueillies par celle-ci. Par ailleurs, le registre unique du personnel doit comporter un ensemble d’informations sur chaque salarié (nom, nationalité, emploi, qualification, contrat…). Ces renseignements peuvent changer selon le statut de l’individu qui intègre l’entreprise (stagiaire, travailleur étranger, salarié à temps plein…).
Le registre des délégués du personnel
Ce registre est obligatoire pour les entreprises ayant plus de 11 salariés. Les demandes des délégués du personnel doivent y figurer. Quant aux réponses de l’employeur, elles seront inscrites dans un registre spécial. Ces deux livres doivent être mis à disposition de l’inspecteur du travail et des salariés. Depuis janvier 2020, le registre du Comité Social et Economique (CSE) a remplacé celui des délégués du personnel. Il regroupe l’ensemble des demandes des membres du CSE et les réponses de l’employeur.
Le registre de repos hebdomadaire
Ce registre est réservé aux établissements dans lesquels certains salariés sont soumis à un régime de repos hebdomadaire particulier. Il doit être tenu à jour et contenir les horaires de repos des employés. En d’autres termes, il s’agit du registre de présence du personnel.
Les registres obligatoires se rapportant à la sécurité de l’entreprise
Les registres sur la sécurité de l’entreprise englobent principalement les documents suivants :
Le registre des accidents bénins
En principe, vous devez déclarer les accidents de travail à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM). Toutefois, s’ils sont sans conséquence, vous pouvez simplement les inscrire au registre des accidents bénins. En ce faisant, il va falloir respecter certaines conditions :
- Des professionnels de la santé doivent être présents en permanence au siège social de l’entreprise. Il s’agit, entre autres, d’un médecin et d’un infirmier ou d’un pharmacien.
- Vous devez embaucher un salarié au poste de secours d’urgence.
- Et si vous avez plus de 11 salariés, il faudra mettre en place un CSE.
Le registre des contrôles de sécurité
Vous devez mettre à la disposition de vos employés des équipements de travail de qualité. Les engins, les installations et les équipements qu’ils utilisent doivent donc faire l’objet de contrôles réguliers. À leur tour, ces derniers doivent être retranscrits dans le registre de sécurité. Celui-ci contient également le nom et la qualité de l’individu ayant effectué les vérifications. En cas d’accident impliquant un équipement de l’entreprise, ce document permet de vérifier que le contrôle a été correctement effectué.
Le document unique d’évaluation des risques (DUER)
Le DUER répertorie l’ensemble des risques professionnels auxquels les salariés sont exposés dans l’enceinte de l’entreprise. Il s’agit d’un document obligatoire dès le recrutement de votre premier collaborateur. Il doit faire l’objet d’une actualisation annuelle. En outre, le DUER permet d’élaborer un programme d’action pour prévenir les risques.
D’autres registres obligatoires en entreprise
Outre ceux cités, il existe d’autres registres obligatoires en entreprise :
Le registre sur les alertes de santé publique et de l’environnement
Ce registre comporte les alertes données par les salariés à l’employeur. Celles-ci concernent les procédés et/ou les produits pouvant représenter un danger pour la santé publique et l’environnement. Elles sont consignées par écrit dans des conditions déterminées par la loi.
Les registres propres à certains secteurs d’activité
Certains domaines d’activité nécessitent la tenue de registres spécifiques, cela inclut notamment celui du bâtiment. Si votre entreprise œuvre dans ce secteur, vous devez tenir les documents suivants :
- le registre des chantiers,
- le registre-journal de la coordination,
- le dossier d’intervention ultérieure sur l’ouvrage et la maintenance des sites de travail.
Les sociétés de transport et les restaurants doivent aussi se renseigner sur les registres spécifiques à leur secteur d’activité. Vous connaissez désormais tous les registres obligatoires d’une entreprise. Ces documents servent à optimiser l’organisation et à exercer votre activité en toute légalité.
